ЖКХ и благоустройство · для подрядчиков, УК и ТСЖ
Контроль подрядных работ в ЖКХ — от договора до акта
Ведём договоры подряда, обращения жителей и плановые работы. Сроки видны заранее, каждая работа подтверждена документом.
- Договор
- Работы
- Замечания
- Акт
Фото: Пресс-служба Мэра и Правительства Москвы, Викисклад, CC BY 4.0, размер изменён
Что делаем
Четыре направления — одна система учёта
Можно начать с одного направления и одного объекта. У каждого дела — пункт договора, срок, ответственный и подтверждение.
Исполнение и закрытие контракта подрядчика
Работы выполнены, но период не закрывается: требования договора разбросаны по приложениям, подтверждения у бригад, документы возвращают с замечаниями, оплата задерживается.
- Разбор договора и карта обязательств
- Перечень документов и запрос недостающих данных
- Сбор и проверка подтверждений
- Проекты документов
- Работа с замечаниями до закрытия периода
ориентир пилот — 30 000 ₽ (один договор, один период закрытия, одна группа работ), дальше 50 000 ₽ в месяц
Обращения для УК и ТСЖ
Обращения приходят разными каналами, сроки ответов срываются, повторные жалобы не видны, выполнение никто не подтверждает.
- Приём и регистрация
- Классификация и проверка признаков аварии
- Назначение ответственного у клиента или подрядчика
- Контроль срока
- Ответ заявителю
- Подтверждение выполнения
ориентир 25 000 ₽ в месяц — до 60 обращений в месяц по согласованному списку объектов
Плановые и сезонные работы
График существует на бумаге, подрядчик отчитывается фотографиями, а подтвердить выполнение и найти пропуски трудно.
- Заведение графика
- Запрос отчёта к дате работы
- Получение отчёта
- Подтверждение клиентом или замечания
- Закрытие
ориентир 20 000 ₽ в месяц — до 5 объектов с еженедельными работами
Пакеты документов и отчётов
Отчёт собирают вручную из почты и таблиц, цифры не сходятся, неясно, чего не хватает.
- Сбор данных за период
- Черновик с пробелами
- Согласование
- Утверждение версии и выгрузка
ориентир 15 000 ₽ — один пакет за период
Как ведём
Видно, что горит, что ждёт и что закрыто
Так выглядят дела клиента в кабинете: у каждого — этап, срок и статус. Срочное наверху, закрытое не теряется.
| Дело | Объект | Этап | Срок | Статус |
|---|---|---|---|---|
| Обращение № 0412 | д. 7, подвал · течь | работы | сегодня | срочно |
| Акт за сентябрь | сквер, участок 2 | замечания | 3 дня | в работе |
| Покос газонов | парк, участок 4 | работы | завтра | ждём отчёт |
| Отчёт за 3 квартал | УК, 12 домов | акт | 7 дней | на согласовании |
| Вывоз листвы | ул. Речная | все этапы пройдены | закрыто | принято |
Образец. Адреса и сроки условные.
Срок, ответственный и подтверждение берутся из пункта договора. Нет пункта — пишем «не установлено» и спрашиваем, а не придумываем.
Ответы заказчику и запросы подрядчику готовятся черновиками. Уходят, когда их прочитал и согласовал человек.
Ориентир — 7–10 рабочих дней после полного комплекта исходных данных. Пока ждём ваши данные, срок стоит.
Закрытие периода
Замечания заказчика — в реестр, а не в переписку
Каждое замечание из акта становится строкой реестра со статусом и ответственным. Видно, что исправлено, чего ждём и где нужно техническое решение.
1.Не вывезены порубочные остатки у дома 12.
2.Нет исполнительной схемы посадки кустарника.
3.Площадь покоса в акте больше, чем в ведомости.
| Что | обычно | с сопровождением |
|---|---|---|
| Требования договора | Разбросаны по приложениям, их помнит один человек | Карта обязательств: пункт, срок, ответственный, подтверждение |
| Сроки | Узнают, когда заказчик уже вернул акт | Видны заранее; срок без пункта договора помечен «не установлено» |
| Замечания заказчика | В переписке, часть теряется | Реестр со статусом каждой строки |
| Документы за период | Собирают в последний день и ищут, чего не хватает | Перечень для этого договора и список недостающего |
| Письма | Пишут с нуля, отправляют без второго взгляда | Черновик готов заранее, отправка — после согласования |
Кабинет
Всё по договору — на одном экране
Кабинет показывает, что ждёт решения человека, какие сроки подходят и что подготовили помощники. Клиент видит свои дела и документы в своём кабинете.
- сверху — срочноеОчередь решений
Признаки аварии, письма на согласование, результаты помощников на проверку — с понятным действием в каждой строке.
- цитата · стр. 4Помощники готовят черновики
Разбор заявки, карта обязательств, проверка реквизитов. Каждое предложенное значение — с цитатой из документа; решает человек.
- одна кнопкаОстановить отправку
Любой сотрудник может остановить внешние действия: письма перестают уходить, пока владелец не возобновит.
Как начать
Сначала пилот — на ваших документах
Один договор или один объект: проверяем пользу на деле, а не на обещаниях.
- Звонок или письмоПо телефону или почте ниже. Ответим в рабочее время.
- Разговор на 15 минутКак у вас устроены сдача работ, обращения или отчёты.
- ПилотОдин договор, один период закрытия, одна группа работ.
- Работа в кабинетеДела, документы, запросы данных и согласования — в вашем кабинете.
- РешениеПосле пилота вы решаете, продолжать ли по подписке.
Границы
Чего мы не делаем
Границы записаны заранее, чтобы не было ожиданий, которые мы не выполним.
Кто ведёт работу
Эльвина Цуцаева
Руководитель проекта. Отвечает за перевод условий договора в процесс, комплектность документов, сроки и итоговую организационную проверку.
- Сопровождение контрактов в сфере благоустройства и озеленения
- Подготовка технических заданий
- Контроль сроков и объёмов работ, взаимодействие с подрядчиками
- Юридическое образование
- Опыт руководства собственным бизнесом
Опыт указан по резюме. Технические формы, сметы и спорные объёмы проверяет профильный специалист — с вашей стороны или привлечённый по договорённости.
Как связаться
Позвоните или напишите: какой договор или объект, кто заказчик, что мешает закрыть период.
Эльвина Цуцаева, руководитель проекта
Пн–пт, 9:00–18:00 по Москве.